Privatlivspolitik for Hammel og Omegns Biavlerforening
Opdateret den 30. januar 2023
I Hammel og Omegns Biavlerforening behandles personoplysninger. Og i den forbindelse skal lovgivning og principperne for god databehandlingsskik overholdes. Derfor har vi udarbejdet denne Privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger på en lovlig og gennemsigtig måde.
Vi behandler udelukkende personoplysninger:
- til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser.
- der er relevante og nødvendige for at opfylde foreningens formål.
- og oplysningerne slettes, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.
Ansvarlig for behandling af dine oplysninger.
Hammel og Omegns Biavlerforenings bestyrelse er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Du kan altid kontakte foreningens formand via ”Kontakt” på foreningens hjemmeside.
Indsamling og behandling af personoplysninger.
Vi behandler følgende personoplysninger, fortrinsvis i relation til medlemskabet af foreningen:
- Navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
- Indmeldelsessår og funktion i foreningen
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål på et lovligt grundlag. Grundlaget for at behandle dine oplysninger er, at vi skal opfylde foreningens formål og de ydelser som foreningen er forpligtet til at tilbyde dig, jævnfør foreningens vedtægter. Herudover skal Hammel og Omegns Biavlerforening overholde gældende love bl.a. i forhold til bogføring. Endelig er der en legitim interesse i varetagelsen af dine oplysninger, så du får opfyldt dine medlemsrettigheder.
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:
- At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og udsende nyhedsbreve
- At vi kan gennemføre og følge op på foreningens aktiviteter
- At opfylde lovgivning, herunder krav til bogføring
- At kunne levere vare og ydelser du har bestilt
- At administrere din tilknytning til Danmarks Biavlerforening
- At kunne vise billeder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen (f.eks. på foreningens hjemmeside)
- At bevare oplysninger til statistik
- Specielt i forhold til foreningens hjemmeside:
- https://hammel-bi.dk/ Hjemmesiden anvender ”cookies”, der er en lille tekstfil, som gemmes på din computer, mobil eller lignende, med det formål at genkende den, huske indstillinger og udføre statistik. Cookies kan ikke indeholde skadelig kode som f.eks. virus. Det er muligt at slette eller blokere for cookies. Se vejledning: https://minecookies.org/cookiehandtering/
- Medlemsliste på hjemmesiden: Medlemmer der har oprettet login på hjemmesiden, vil kunne se foreningens medlemsliste. Ønsker du som medlem at andre medlemmer ikke skal kunne se din adresse og/eller telefonnummer, kan du fjerne disse oplysninger fra medlemslisten via dit login, eller ved henvendelse til Hammel og Omegns Biavlerforening.
- Billeder på hjemmesiden: Datatilsynet har i september 2019 lempet reglerne, således at det nu er muligt for foreninger at offentliggøre også portrætbilleder af personer, uden at der skal indhentes samtykke, så længe det er et helt almindeligt billede der ikke udstiller eller krænker personen på billedet, og hvis foreningen samtidig har en legal interesse i at offentliggøre billedet. Læs yderligere på Datatilsynet: https://www.datatilsynet.dk/presse-og-nyheder/nyhedsarkiv/2019/sep/aendret-praksis-i-forhold-til-billeder-paa-internettet/ og på https://frivillighed.dk/nyheder/gdpr-nye-regler-goer-det-nemmere-at-bruge-portraetfotos
Hammel og Omegns Biavlerforening legale interesse for at offentliggøre billeder på foreningens hjemmeside er at øge sammenhængskraften i foreningen internt, samt eksternt at inspirere evt. kommende medlemmer til at tage kontakt til foreningen.
Optræder du på et billede der ligger på foreningens hjemmeside, har du til en hver tid ret til at få det fjernet fra hjemmesiden – det gøres ved at kontakte Hammel og Omegns Biavlerforening.
Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte ud fra et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt om du vil give samtykke, og du kan til en hver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Hammel og Omegns Biavlerforening opbevarer fortegnelser over medlemmer i op til fem år, idet der foreligger saglig grund til dette. Dels kræver Regnskabsloven, at bilag opbevares i fem år, og dels kan foreninger, der modtager tilskud fra folkeoplysningsloven, blive bedt om dokumentation i form af medlemslister i op til tre år.
Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. Persondataforordningen følgende rettigheder:
- Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – hvilket fremgår af nærværende Privatlivspolitik.
- Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig.
- Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget.
- Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt).
- Du har ret til at gøre indsigelser mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring.
- Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til data portabilitet).
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til Hammel og Omegns Biavlerforening. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine oplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.
Revision af Privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens Privatpolitik. Når vi ændrer Privatpolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument.
Vedtaget af bestyrelsen for Hammel og Omegns Biavlerforening d. 30. januar 2023.